Comment établir une facture électronique ?

Avec la transformation digitale des entreprises, la facturation électronique devient une étape incontournable pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. En France, l’administration fiscale impose progressivement la dématérialisation des factures pour éviter la fraude et simplifier à terme les obligations déclaratives. La réforme, qui s'appliquera par étapes à partir du 1er septembre 2026, concerne toutes les entreprises et les entreprises de taille intermédiaire devront s'y conformer d'ici le 1er septembre 2027.

Dans cet article, nous verrons comment établir une facture électronique, les obligations légales de la facturation électronique, les solutions à adopter et les étapes pour la mise en place d’un système conforme.

1. Les obligations légales d'une facture électronique

La facturation électronique ne consiste pas simplement à envoyer un fichier PDF par e-mail. Elle doit respecter un format de facture spécifique et des mentions obligatoires imposées par l’administration fiscale. Les obligations principales sont les suivantes :

Contenir les mentions obligatoires (nom du vendeur et de l'acheteur, numéro de TVA, description des produits ou services, montant, taux de TVA applicable, etc.).
Respecter un format de facture normé (Factur-X, XML, UBL, CII).
Passer par une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP)
Garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures.
Assurer la conservation et l’archivage des factures électroniques pendant une durée légale.

2. Choisir une solution de facturation électronique

Pour répondre aux obligations fiscales, il est indispensable de choisir une solution de facturation électronique qui facilite la transmission des données et la réception des factures.

Une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP)

Les PDP sont des solutions privées certifiées par l’État. Elles offrent plus de flexibilité en intégrant des solutions ERP et en automatisant la gestion des factures électroniques.

Les critères de choix d'une solution

Conformité avec les normes fiscales
Compatibilité avec les systèmes existants
Automatisation et archivage des factures
Support et assistance technique

3. Étapes pour établir une facture électronique

a) Création des données de facturation

Lorsqu’une entreprise émet une facture électronique, elle doit rassembler toutes les données de transaction :

Informations sur le client et le fournisseur
Description de la prestation de services ou des produits vendus
Montant HT, taux de TVA et montant TTC
Numéro de facture et date d’émission

b) Génération du format de facture

La facture doit être générée dans un format conforme aux exigences de l'administration fiscale :

Factur-X (format hybride PDF et XML)
XML (UBL, CII)

c) Transmission des factures

Une fois la facture générée, elle doit être transmise via le portail public de facturation ou une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). Cette transmission des données garantit une meilleure traçabilité et simplifie les obligations déclaratives.

d) Archivage et conservation

Les factures électroniques doivent être archivées pendant 10 ans dans un système sécurisé. Une PDP peut proposer un service d'archivage conforme aux exigences légales.

4. Erreurs à éviter et bonnes pratiques

a) Erreurs courantes

Oubli de certaines mentions obligatoires, ce qui peut entraîner des sanctions fiscales.
Utilisation d'un format non conforme, rendant la facture irrecevable par le destinataire.
Mauvaise transmission des factures, notamment en utilisant un canal non agréé.
Archivage incorrect ne respectant pas les durées légales de conservation.

b) Bonnes pratiques

Automatiser la facturation : Utiliser un logiciel de gestion intégrant une solution de facturation électronique permet de minimiser les erreurs.
Vérifier la conformité des factures : S'assurer que toutes les mentions obligatoires sont bien présentes et conformes aux exigences fiscales.
Utiliser une PDP certifiée : Une plateforme de dématérialisation partenaire permet d'assurer la bonne transmission et la conservation des factures.
Former les équipes : Sensibiliser les collaborateurs aux nouvelles obligations et outils de facturation électronique pour une mise en place efficace et sans erreurs.
Effectuer un suivi rigoureux : Mettre en place un système de relance et de vérification pour assurer la bonne réception des factures et le paiement en temps voulu.

Conclusion

La facturation électronique devient une obligation incontournable pour les entreprises assujetties à la TVA. Sa mise en place permet de simplifier à terme les obligations déclaratives, de mieux suivre les transactions et d'assurer une meilleure transparence fiscale. Les entreprises de taille intermédiaire devront s'y conformer avant le 1er septembre 2027.

Pour bien préparer cette transition, il est essentiel de choisir une solution adaptée, de respecter les obligations fiscales et de maîtriser la transmission des données via le portail public de facturation ou une plateforme de dématérialisation partenaire.