Tout comprendre sur la facture électronique

La facturation électronique transforme la gestion des transactions et des processus administratifs des entreprises. Si la dématérialisation des documents est en forte croissance depuis plusieurs années, la facture électronique devient désormais essentielle, et dans de nombreux pays, elle est même devenue obligatoire.  

En Europe, et plus particulièrement en France, son adoption sera totalement imposée à partir de septembre 2026L'objectif de cet article de blog ? Vous fournir toutes les clés pour comprendre et réussir votre passage à la facturation électronique. 

 

1. Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Le périmètre de la réforme comporte trois volets différents liés à la nature des clients et des opérations que vous réalisez :  

1. La facturation électronique : elle concerne toutes les opérations d’achats et de ventes de biens et/ou de prestations de services réalisées entre les entreprises établies en France et assujetties à la TVA française, y compris les entreprises bénéficiant du régime de la franchise en base. A partir de cette facture électronique, des données seront transmises à l’administration (directement par la plateforme gérant la transmission de la facture).  

2. La transmission électronique à l’administration des données des transactions (ou e-reporting de transaction) : elle concerne les opérations de ventes et/ou de prestations de service avec des personnes non assujetties par exemple des particuliers, ou des transactions avec des opérateurs établis à l’étranger (exportations, acquisitions et livraisons intracommunautaires…). 

3. La transmission électronique à l’administration des données de paiement ou données d’encaissement (ou e-reporting de paiement) : elle concerne les prestations de services uniquement, quand l’entreprise n’a pas opté pour le paiement de la TVA sur les débits ou que l’opération ne donne pas lieu à autoliquidation (prestations dans le bâtiment par exemple). Il s’agit du montant encaissé par l’entreprise servant à déterminer la TVA collectée exigible à déclarer à l’administration. 

2. Pourquoi adopter la facture électronique ?

Avantages pratiques

L’adoption de la facture électronique permet de réaliser des économies en supprimant les coûts d’impression, d’envoi postal et de stockage physique. Elle réduit les dépenses administratives et accélère le traitement des transactions. L’envoi instantané des factures via des plateformes sécurisées facilite également le recouvrement et raccourcit les délais de paiement. 

Avantages pour l’entreprise

La facture électronique améliore la traçabilité des transactions grâce à un archivage numérique au format électronique, facilitant la gestion documentaire. Elle réduit les erreurs humaines en automatisant la génération et le traitement des factures. De plus, l’authentification électronique assure la conformité et l’intégrité des documents.

Avantages environnementaux

Enfin, la facture électronique a un impact environnemental positif. En réduisant la consommation de papier et les déplacements liés à l’envoi postal, elle participe activement à une démarche éco-responsable. Moins de déchets, moins de pollution : la facturation électronique est un geste en faveur de la planète.

3. Le cadre légal et réglementaire

La facturation électronique est régie par plusieurs normes et régulations, tant au niveau européen qu’international. En Europe, la Directive 2014/55/UE impose l’utilisation de la facturation électronique pour les transactions entre entreprises et administrations publiques, facilitant ainsi la numérisation des échanges commerciaux. 

En France, la facturation électronique deviendra obligatoire à partir de septembre 2026 pour toutes les entreprises pour récupérer leurs factures en provenance des grandes entreprises. Les grandes entreprises auront l’obligation d’adresser leurs factures clients à un prestataire certifié PDP qui se chargera d’acheminer les factures aux PDP des clients. 

4. Comment fonctionne une facture électronique ?

Le processus de facturation électronique repose sur une série d’étapes automatisées et sécurisées. Tout d'abord, une facture est créée dans un logiciel compatible avec les standards du marché. Cette facture est ensuite signée électroniquement, garantissant son authenticité et sa non-altération. Une fois validée, la facture est transmise à l'entité destinataire via un réseau sécurisé. Ce mode de transmission assure la confidentialité des données et leur conformité.

Enfin, l’archivage électronique permet de stocker les factures de manière sécurisée et pérenne, en leur attribuant une valeur probante équivalente à celle des factures papier.

Les plateformes de dématérialisation (partenaire PDP) jouent un rôle clé dans ce processus, en garantissant la conformité des flux de facturation et en assurant leur bonne réception par les autorités fiscales. Ces plateformes servent également d'intermédiaires pour le traitement et l’échange des documents entre entreprises.

 

5. Les défis et obstacles à l’adoption

Résistance au changement

L’une des principales difficultés rencontrées par les entreprises lors de l’adoption de la facture électronique est la résistance au changement. Beaucoup craignent que ce passage à la dématérialisation perturbe leurs processus existants et entraîne une complexité supplémentaire. La mise en place de nouveaux systèmes, l’adaptation des équipes et la gestion du changement peuvent paraître intimidantes, surtout pour les entreprises habituées à des méthodes traditionnelles.

Investissements nécessaires

Passer à la facturation électronique demande un investissement dans des logiciels et outils adaptés. Ces solutions doivent être conformes aux normes en vigueur et compatibles avec les systèmes de comptabilité ou de gestion existants. Bien que ces investissements puissent représenter un coût initial, ils permettent de réaliser des économies à long terme, notamment grâce à l’automatisation des processus et à la réduction des erreurs.

Formation des équipes

La mise en place de la facturation électronique implique également un besoin de formation et de sensibilisation des équipes. Les collaborateurs doivent être formés aux nouveaux outils et processus afin de garantir une utilisation efficace et fluide. Cette étape est cruciale pour que la transition soit réussie, car une adoption rapide et maîtrisée par les équipes permet d’éviter les erreurs et de maximiser les bénéfices du système.

Conformité et sécurité des données

Un autre défi majeur est de s’assurer que les processus de facturation respectent bien les normes légales et sont sécurisés. Les entreprises doivent veiller à ce que les factures électroniques soient conformes aux exigences fiscales et qu’elles garantissent l’intégrité des données. De plus, la sécurité des informations sensibles, telles que les données financières, est essentielle pour éviter les risques de fuite ou de manipulation frauduleuse.

 

6. Comment se préparer à la facturation électronique ?

Audit des processus actuels

La première étape pour adopter la facturation électronique consiste à réaliser un audit des processus de facturation existants. Cela permet d’identifier les systèmes en place, les points faibles et les étapes susceptibles d’être optimisées grâce à la dématérialisation. L’audit aidera également à déterminer les changements nécessaires pour une transition en douceur.

Choisir un logiciel ou une plateforme certifiée

Il est essentiel de sélectionner des outils de facturation électronique conformes aux normes en vigueur. Cela inclut le choix d’un logiciel ou d’une plateforme certifiée, garantissant la compatibilité avec les exigences légales et fiscales. Un logiciel adapté facilitera la création, la transmission et l’archivage des factures de manière sécurisée et conforme.

Former les collaborateurs

Pour que la mise en place de la facturation électronique soit un succès, il est important de former les collaborateurs à l’utilisation des nouveaux outils et processus. La formation doit couvrir non seulement les aspects techniques, mais aussi les avantages de la facturation électronique, afin que les équipes adoptent rapidement cette nouvelle méthode de travail.

S’assurer de la compatibilité avec les partenaires commerciaux

Avant de déployer pleinement la facturation électronique, il est nécessaire de s’assurer que les partenaires commerciaux (clients, fournisseurs, etc.) sont prêts à recevoir et à envoyer des factures électroniques. Cela nécessite parfois de vérifier que leurs systèmes sont compatibles et qu’ils respectent les formats requis.

Respecter les délais légaux

Enfin, les entreprises doivent se préparer à respecter les délais légaux imposés par la législation en matière de facturation électronique. En France, l’obligation s’appliquera à partir de 2024 pour les grandes entreprises, avec une extension aux PME et TPE prévue pour 2026. Il est donc essentiel de planifier et d’anticiper la transition afin d’éviter toute pénalité.