Comment fonctionne la dématérialisation des factures ?

Avec la transformation digitale des entreprises et les obligations fiscales croissantes, la dématérialisation des factures devient une nécessité. Elle permet non seulement de simplifier la gestion des transactions, mais aussi de réduire les coûts et de garantir une meilleure traçabilité.

Depuis plusieurs années, les entreprises sont encouragées à abandonner la facturation papier au profit des factures électroniques. D’ici le 1er septembre 2026, la réception des factures électroniques sera obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA en France.

Mais comment fonctionne la dématérialisation des factures ? Quels en sont les acteurs et les avantages ? Cet article vous apporte toutes les réponses.

1. Les principes de la dématérialisation des factures

La dématérialisation des factures peut prendre différentes formes, et il est essentiel de distinguer la facture électronique de la facture dématérialisée :

• Facture électronique : elle est créée, transmise et reçue uniquement sous format électronique, sans aucune intervention papier. Ce type de facture respecte des normes précises en matière de format et d’authenticité, garantissant une intégration fluide dans les systèmes comptables et fiscaux.

• Facture dématérialisée : il s'agit d'une facture initialement éditée sous format papier, puis convertie en fichier numérique (exemple : un PDF scanné). Toutefois, ce type de facture ne suit pas nécessairement les normes strictes de la facturation électronique et ne garantit pas toujours la conformité aux exigences légales.

  
  

Les formats de facture reconnus

Dans le cadre de la facturation électronique obligatoire, plusieurs formats normés sont acceptés pour assurer une interopérabilité entre les systèmes des entreprises et ceux de l'administration fiscale :

• Factur-X : format hybride combinant un fichier PDF lisible par l’humain et des données XML exploitables par les logiciels comptables et fiscaux.

• UBL (Universal Business Language) et CII (Cross Industry Invoice) : ces formats XML sont conformes aux standards européens et permettent une intégration fluide des données dans les systèmes de gestion des entreprises.

Vous souhaitez en savoir plus sur les formats acceptés pour la facturation électronique ? Cliquez ici.

2. Les acteurs et les plateformes de dématérialisation

La mise en place de la facturation électronique implique plusieurs acteurs :

Les entreprises concernées

• Toutes les entreprises assujetties à la TVA devront émettre et recevoir des factures électroniques.

• La transition est progressive :

  • 1er septembre 2026 : obligation d'émission pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire.

  • 1er septembre 2027 : obligation d'émission pour toutes les entreprises.

Les Plateformes Agréées (PA)

Les plateformes Agréées (PA) jouent un rôle clé dans le processus de facturation électronique.

Ces plateformes privées, certifiées par l’administration fiscale, permettent non seulement la transmission des factures aux autorités compétentes, mais aussi leur archivage sécurisé, leur conversion dans les formats requis et leur intégration directe dans les systèmes comptables des entreprises. Grâce à ces services, les entreprises peuvent automatiser leur traitement des factures, améliorer leur conformité réglementaire et réduire les risques d’erreurs.

En choisissant une PA fiable, elles bénéficient d’un accompagnement personnalisé dans la transition vers la facturation électronique obligatoire.

3. Le processus de dématérialisation des factures

La dématérialisation suit plusieurs étapes clés :

1. Émission de la facture

• Génération de la facture dans un format électronique normé.

• Ajout des mentions obligatoires (TVA, montant, date, numéro de facture, etc.).

• Signature électronique pour garantir l’authenticité.

  
  

2. Transmission et validation

• Envoi via une PA

• Contrôle de la conformité et des mentions obligatoires.

  
  

3. Réception et intégration

• Le destinataire reçoit la facture électronique via sa plateforme.

• Intégration automatique dans le logiciel comptable pour le traitement des factures.

  
  

4. Archivage

• Conservation obligatoire des factures électroniques pendant 10 ans.

• Accès sécurisé et traçabilité des données.

  
  

4. Les avantages et défis de la dématérialisation

Les avantages

• Gain de temps : automatisation des processus comptables.

• Réduction des coûts : suppression des impressions et envois postaux.

• Moins d'erreurs : contrôle automatisé des factures.

• Suivi et traçabilité : accès instantané aux documents.

• Conformité fiscale : facilitée par les nouvelles règles de transmission des données.

• Réduction des fraudes à la TVA : grâce à une meilleure surveillance des données de transaction.

• Meilleure gestion des délais de paiement : fluidification des validations et paiements plus rapides.

  
  

Les défis à relever

• Transition pour les PME : adaptation aux nouvelles obligations et coûts liés à la mise en place des outils numériques.

• Formation des employés : prise en main des plateformes de dématérialisation.

• Interopérabilité des systèmes : compatibilité entre les différents formats de facture et solutions utilisées.

• Sécurisation des données : respect des normes RGPD et protection contre la cybercriminalité.

• Respect de la loi de finances : conformité avec les obligations légales en vigueur.

  
  

Conclusion

La dématérialisation des factures est un processus incontournable pour les entreprises. Elle permet de simplifier la gestion des transactions, d'améliorer la traçabilité et de se conformer aux obligations fiscales.

Avec la généralisation de la facturation électronique prévue par la loi de finances, il est essentiel pour toutes les entreprises de préparer cette transition et de choisir une solution adaptée à leurs besoins. La mise en œuvre de ces nouvelles règles représente une opportunité de modernisation des processus comptables et de lutte contre la fraude à la TVA.

Il est donc crucial d’anticiper cette évolution, de former les collaborateurs et de choisir une Plateforme Agréée fiable afin d’assurer une transition en douceur vers ce nouveau mode de gestion des factures.