Facture électronique : le cycle de vie des factures

Avec le passage à la facturation électronique en France, toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA devront se conformer à de nouvelles règles à partir du 1er septembre 2026 (et jusqu’au 1er septembre 2027 pour les PME/TPE). Le cycle de vie des factures devient ainsi un processus incontournable, garantissant la traçabilité, la conformité vis-à-vis de l’administration fiscale et l’efficacité dans la gestion des flux financiers.

Comprendre ce cycle, de la mise à disposition d’une facture jusqu’à son statut final, est une étape essentielle pour anticiper cette réforme et sécuriser ses échanges commerciaux.

 

1. Qu’est-ce que le cycle de vie d’une facture ?

Le cycle de vie d'une facture groupe l’ensemble des statuts et étapes qu’elle traverse, depuis sa création jusqu’à son archivage. Dans le cadre de la dématérialisation, il s’agit d’un suivi numérique précis, basé sur un format électronique structuré et sécurisé.

Chaque étape du cycle garantit que la facture a été correctement transmise, reçue, validée et, in fine, réglée. Ce suivi contribue à une meilleure visibilité des flux de trésorerie et renforce la transparence vis-à-vis de l’administration fiscale.

2. Le schéma en Y : CDD, PA et flux de données

Le dispositif français repose sur le schéma en Y, qui prévoit trois acteurs principaux :

📌 Encadré pratique

• Concentrateur de données (CDD) : centralise les données de e-invoicing et de e-reporting transmises par les plateformes agréées et les communique à l’administration fiscale. Il administre aussi l’annuaire central qui garantit que chaque facture est dirigée vers la bonne plateforme, en fonction du destinataire.

• Plateformes agréées  (PA) : assurent la dématérialisation, la transmission et la réception.

 

3. Les étapes et statuts du cycle de facture

Le cycle de vie d’une facture électronique se structure en quatre étapes principales, chacune associée à des statuts permettant d’assurer un suivi précis du traitement.

Étape 1 : Préparation et émission

• Déposée : la facture est enregistrée dans la plateforme agréée de l’émetteur.

• Emise par la plateforme : la facture est générée et envoyée à la plateforme agréée du destinataire.

  
  

Étape 2 : Réception

• Reçue par la plateforme : la plateforme agréée du destinataire confirme la réception.

·       Mise à disposition : la facture est disponible pour consultation et traitement par le destinataire.

Étape 3 : Validation ou renvoi

• Rejetée : la facture est refusée en raison d’anomalies (erreur de format ou données incorrectes).

·       Prise en charge : le destinataire confirme la réception et l’intégration de la facture dans le processus de traitement.

• Approuvée : la facture est validée dans son intégrité.

• Approuvée partiellement : une partie seulement de la facture est validée.

• En litige : la facture est bloquée en attente de clarification.

• Suspendue : la facture est incomplète ou doit être corrigée.

• Complétée : la facture est mise à jour avec des données manquantes ou correctives.

Étape 4 : Paiement

• Paiement transmis : le règlement a été initié et notifié à la plateforme.

• Encaissée : Le fournisseur a reçu le paiement.

• Refusée : la facture a été rejetée.

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4. Statuts obligatoires vs recommandés

• 4 statuts obligatoires : déposée, rejetée, encaissée, refusée.

  
  

• 10 statuts recommandés : émise par la facture, reçue par la plateforme, mise à disposition, prise en charge, en litige, approuvée, approuvée partiellement, suspendue, complétée et paiement transmis… utiles pour un meilleur suivi interne.

  
  

Astuce pratique : distinguer les statuts obligatoires (à transmettre à l’administration fiscale) des statuts recommandés (pour améliorer la visibilité interne).

5. Le rôle du format électronique

Les factures électroniques devront être émises dans des formats normés (Factur-X, UBL, CII). Contrairement aux simples PDF, ces formats structurés permettent :

• un traitement automatisé,

• la réduction des erreurs,

• une interopérabilité entre systèmes,

• et une sécurité renforcée.

6. Bénéfices et obligations légales

• Traçabilité : chaque mise à jour du cycle assure un suivi en temps réel.

• Conformité : l’administration fiscale reçoit les informations nécessaires pour le pré-remplissage des déclarations de TVA.

• Réduction des délais : litiges identifiés rapidement, accélérant le règlement.

• Archivage sécurisé : conservation obligatoire pendant au moins 6 ans, souvent jusqu’à 10 ans selon les cas.

Conclusion

Le cycle de vie d’une facture est désormais au cœur de la transformation numérique des entreprises. Grâce au suivi des statuts – de la mise à disposition à l’encaissement – il assure une meilleure transparence et une conformité totale avec la réglementation.

Pour réussir cette transition, chaque entreprise doit anticiper le passage à la facturation électronique, choisir une plateforme agréée adaptée à ses besoins et former ses équipes au suivi des différents statuts.

C’est un changement majeur, mais aussi une formidable opportunité de moderniser sa gestion comptable et de sécuriser ses échanges.